Offres d'emplois - Région Bourgogne-Franche-Comté

Aperçu du poste :

SECRETARIAT
Gérer le courrier entrant (tri, soumission, ventilation) et mise à jour de la base de données "courrier arrivé" de la direction
Saisir et mettre en forme les courriers, notes et comptes rendus
Vérifier et soumettre à la hiérarchie les courriers et notes, via les parapheurs et/ou par voie dématérialisée
Assurer le suivi du circuit de validation des courriers et notes (mise à jour dans les bases de données "courrier départ" et "Notes")
Envoyer les courriers du service
Réceptionner, trier, classer, transférer et archiver les documents (courriers, notes, mails) et dossiers du service
Assurer la mise à jour des fichiers de partenaires du service ou de la direction
Effectuer une veille sur la messagerie du service en cas d’absence
Gérer les arrêtés (logiciels […]

ORGANISATION ET COORDINATION DE L’ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL DU SERVICE ET DE LA DIRECTION
Gérer la logistique des réunions et des déplacements : gérer les agendas, réserver les salles, les véhicules, les billets de train, établir les ordres de missions et gérer les notes de frais de déplacements
Participer à l'organisation administrative et technique et à l'accueil des manifestations événementielles du service et/ou de la direction : gérer administrativement et techniquement les réunions de préparation des événements, les invitations et les dossiers, et gérer la logistique avec les moyens généraux et les services techniques
Organiser et mettre à jour les bases de données des partenaires : alimenter les données en lien avec les chargés de mission et en tenant […]

COMMANDE PUBLIQUE
Pour les marchés non formalisés
-Réaliser les lettres de commande en collaboration avec les chargés de mission, ainsi que la création des tiers et des engagements correspondants
-Vérifier les factures reçues sur CHORUS, demander les corrections nécessaires
-Etablir et faire valider les services faits
-Gérer les factures de leur liquidation à leur mandatement

Pour les marchés formalisés (MAPA, appels d’offres) :
- Assurer la vérification des factures en lien avec les chargés de mission et le SAF

Pour l’ensemble des marchés :
-Assurer le suivi des demandes de subvention de la Région (auprès de l’ADEME) : établir et transmettre l’ensemble des pièces pour le paiement de la subvention à la Région

POLYVALENCE
Assurer le remplacement d’un(e) […]