Offres d'emplois - Région Bourgogne-Franche-Comté

Aperçu du poste :

COORDINATION
Contribuer à la préparation des ordres du jour et aux comptes rendus des réunions de direction
Assurer l’interface avec les assistantes de la direction,
Coordonner la mission « service + » (préparation de supports, de réunions dédiées...),
Assurer les modalités d’accueil des nouveaux arrivants (faire les demandes pour les logiciels et matériels,
Préparer les documents de présentation.

SECRETARIAT
Assurer une veille sur les arrivées de courriers concernant la direction,
Expédier les courriers du directeur,
Vérifier et soumettre à la hiérarchie les parapheurs,
Rédiger et mettre en forme les courriers, notes et comptes rendus,
Actualiser des bases de données (fiches lycées, coordonnées tél portables lycées, ...),
Collaborer avec la chargée de […]

ORGANISATION
Gérer l’agenda du directeur et si besoin celui des personnes rattachées à la direction,
Assurer l’organisation matérielle des déplacements du directeur et si besoin celui des personnes rattachées à la direction,
Assurer la logistique des rencontres partenariales de la direction (notamment avec les équipes de direction des lycées),
Préparer l’organisation logistique des séminaires de direction.

GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE
Préparer les dossiers thématiques pour les réunions,
Gérer les demandes et le suivi de consommation des fournitures de la direction,
Gérer le suivi financier des prestations de service (repas, accueil café, …) organisée par la mission transversale.

POLYVALENCE
Assurer le remplacement d’une autre assistante de direction ou d’une assistante administrative,
Assurer la permanence téléphonique de la direction,
Participer à l’organisation et à l’accueil des manifestations évènementielles de la direction,

COMMUNICATION
Assurer l’accueil téléphonique, filtrer et orienter les appels,
Assurer l’accueil physique (réunions, rendez-vous),
Assurer l’interface entre la hiérarchie et les interlocuteurs et partenaires extérieurs, la DG, le cabinet, les élus,
Transmettre aux directions ou services les parapheurs signés, les demandes de rectifications de documents.