Offres d'emplois - Région Bourgogne-Franche-Comté

Aperçu du poste :

SECRÉTARIAT DE DIRECTION
Gérer le courrier arrivé et assurer sa traçabilité (suivi sur le tableau départ courriers, tri, soumission, ventilation)
Gérer les conventions de subvention à signer
Gérer le courrier départ
Centraliser le suivi des notes de la Direction
Gérer les stocks et commandes de fournitures de la Direction
Assurer le classement et le tri des archives et dossiers
Gérer le logiciel de contact du public BFCSCRIBE
Veiller à la bonne cohérence du travail de secrétariat entre les sites Dijon et Besançon

ORGANISATION
Pour le directeur et les chargé·es de mission qui lui sont rattachés :
Gérer l’agenda du directeur et celui des chef.fes de projet « transition énergétique et éco conditionnalité »
Apporter une assistance administrative des courriers, notes et autres documents rédigés, les mettre dans le circuit de signature et assurer le suivi vers le secrétariat Direction générale des services
Organiser les réunions et les déplacements
Établir les ordres de mission
Gérer les notes de frais
Participer à l’organisation et à l’accueil des manifestations événementielles de la Direction

APPUI AU SERVICE EFFICACITE ENERGETIQUE ET BATIMENT
Mettre à la signature du Directeur les conventions de subvention des chargés d’instruction du service
Assurer l’envoi des […]

GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE
Marchés AMO écocondition – SCOP LES 2 RIVES - Marché à Bon de commande (paiement)

POLYVALENCE
Assurer le remplacement d’un.e assistant.e administratif.ve, le cas échéant, dans le cadre des plannings partagés de la Direction
Fournir un appui ponctuel au secrétariat des deux services de la Direction

COMMUNICATION
Assurer l’accueil téléphonique (filtrer et orienter les appels) et l’accueil physique (réunions, rendez-vous)
Assurer l’interface avec les interlocuteurs internes (directions, services) et externes