Offres d'emplois - Région Bourgogne-Franche-Comté

Aperçu du poste :

SECRÉTARIAT
Gérer et assurer une veille sur le courrier entrant et sortant de la Direction (tri, soumission, ventilation suivant les instructions du directeur aux CDS), papier et logiciel courrier
Assurer une veille sur les arrivées de courriers (par intranet) + SCRIBE
Suivi des délais de traitement des réclamations
Transmettre aux directions/services les parapheurs signés et les demandes de correction/rectification de documents
Assurer une veille sur les mails arrivés sur la boite Europe en BFC
Vérifier et soumettre à la hiérarchie les parapheurs, papiers et électronique (SIEL)
Réceptionner et adresser des documents (courriers, mails, )
Coordonner la transmission des notes et lettres à la hiérarchie
Suvi et établissement de rétroplannings et de comptes-rendus de […]

ORGANISATION
Assurer la coordination entre la Direction et le Pôle Stratégie (DGA)
Gérer l’agenda et le planning des congés et RTT des encadrants de la direction en lien avec l’assistante du DGA
Organiser les réunions et les déplacements de la direction et direction-adjointe
Établir les ordres de mission permanents et individuels pour l’ensemble de la direction
Gérer les notes de frais la direction et direction-adjointe
Participer à l’organisation et à l’accueil des manifestations événementielles de la direction (notamment Comités de suivi)
Assurer le bon fonctionnement logistique du Bureau de Bruxelles et de la Maison de Bourgogne-Franche-Comté à Mayence
Assurer la mise à jour du fichier contact mails : CS FEDER, CS FEADER et CRP
Envoi des mails pour les CS FEDER […]

COMMUNICATION
Assurer l’accueil téléphonique (filtrer et orienter les appels) et l’accueil physique (réunions, rendez-vous)
Assurer l’interface entre le hiérarchique et les partenaires extérieurs, la DG, le Cabinet, interlocuteurs internes (élus, directions, services) et externes

POLYVALENCE
Assurer à minima le remplacement d’un(e) assistant(e) administratif(ve) au sein de la Direction