Assistant de direction (F/H) pour la Direction Culture Sport et Jeunesse
Catégorie du poste : C
Aperçu du poste :
GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIEREParticiper au processus budgétaire et délibératif notamment préparation et suivi de la commission 5.
Elaborer et suivre le tableau de bord de l’exécution budgétaire de la direction et de ses services, en lien avec les gestionnaires des services
Assurer le suivi et la gestion des dossiers portés par le directeur et la directrice-adjointe (complétude des dossiers, recherches thématiques…)
Préparer les dossiers thématiques pour les réunions
Gérer les demandes et le suivi de consommation des fournitures de la direction et des services
COORDINATION
Coordonner l’organisation des réunions de direction et de commissions (convocations, réservations salles…)
Coordonner la rédaction et la mise au point des notes transversales à la […]
SECRETARIAT
Gérer le courrier entrant (tri via intranet et papier, enregistrement, soumission, ventilation suivant les instructions) et sa circulation au sein de la direction et des services
Expédier les courriers du directeur et de la directrice adjointe
Saisir et mettre en forme les courriers, notes et comptes rendus du directeur
Concevoir des diaporamas de communication (recherche d’informations, conception, mise en forme)
Etablir les revues de presse thématiques (espace collaboratif)
Coordonner la mise à jour des fichiers de partenaires de la direction, gérée au niveau des services
Procéder au classement et archivage des dossiers
ORGANISATION
Gérer l’agenda du directeur
Assurer l’organisation des déplacements et gérer les notes de frais du directeur
Assurer les […]
POLYVALENCE
Assurer le remplacement d’un(e) assistant.e administrati.f.ve ou de direction
Assurer la permanence téléphonique de la direction et du service
Participer à l’organisation et à l’accueil des manifestations évènementielles de la direction
COMMUNICATION
Assurer l’accueil téléphonique (filtrer et orienter les appels) et physique (réunions, rendez-vous)
Assurer l’interface avec les interlocuteurs et partenaires extérieurs, la DG, le cabinet, les élus
Transmettre aux directions ou services les parapheurs signés, les demandes de rectifications de documents et rapports.